Les membres de l'association se déplacent au minimum 2 fois par an.
Au mois d'octobre:
Les responsables de chaque école organisent une réunion des parents d'élèves avec les membres de l'association.
Les discussions portent sur tous les points sur lesquels l'association est engagée:
- la liste des fournitures remises aux enfants par l'association
- le nombre de repas que l'association peut offrir
- le nombre de mamans bénévoles qui vont se relayer tout au long de l'année pour cuisiner
- le prix des denrées et les problèmes d'approvisionnement et de combustibles.
Suite à cette réunion, les membres de l'association et le Père responsable de ces écoles établissent un budget prévisionnel pour l'année scolaire.
Au mois de Juin:
- une deuxième réunion de parents d'élèves a lieu pour faire le bilan de l'année écoulée. Les différents problèmes rencontrés sont discutés.
- une synthèse de cette réunion est rapportée à la mission et à la communauté rurale(responsable administratif).